Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Yayın tarihi: 30 Ağustos 2026  ·  Sürüm: v1.0  ·  Dayanak: 6698 sayılı KVKK m.10

1. Veri sorumlusunun kimliği

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca, gerçek kişi veri sorumlusu sıfatıyla Rostalo hizmetini sağlayan kişi tarafından hazırlanmıştır.

Rostalo hizmeti bir tüzel kişilik (şirket) tarafından değil, gerçek kişi tarafından sunulmaktadır. KVKK m.3 veri sorumlusunun gerçek kişi olmasına açıkça izin verir. Bu nedenle bu metinde MERSİS numarası ve KEP adresi yer almaz — bu kayıtlar tüzel kişilere özgüdür ve gerçek kişide bulunmaz.

1.1. Başvuru adresi hakkında dürüst uyarı

Yukarıdaki adres ilçe düzeyindedir (İstanbul / Sancaktepe); kapı numarasına kadar açık bir tebligat adresi değildir.

"Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ", yazılı başvuru yolu için tebligata elverişli bir açık adres bekler ve ilçe düzeyindeki bu bilgi tek başına o beklentiyi tam olarak karşılamaz. Bunu gizlemek yerine yazıyoruz.

Aynı Tebliğ, ilgili kişinin daha önce veri sorumlusuna bildirdiği ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi üzerinden yaptığı başvuruyu da geçerli bir başvuru yolu olarak kabul eder. Bu nedenle:

Bir tüzel kişilik kurulduğunda veya açık adres yayımlandığında bu bölüm güncellenecektir.

2. İki katmanlı rol: ne zaman sorumlu, ne zaman işleyen

Rostalo iki farklı veri kümesiyle çalışır ve bu kümelerdeki KVKK rolü farklıdır. Bu ayrım, haklarınızı kime karşı kullanacağınızı belirlediği için önemlidir.

Yani: bir işletmenin çalışanıysanız, verinizin işlenme amacını ve vasıtalarını belirleyen taraf işvereninizdir; Rostalo yalnızca işverenin talimatıyla çalışan bir altyapıdır. Talebinizi öncelikle işvereninize iletmeniz gerekir. Rostalo'ya doğrudan ulaşan talepler gecikmeksizin ilgili işletmeye yönlendirilir ve işletmeye teknik destek verilir.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

Aşağıdaki tablo, platformun veri modelinden doğrudan çıkarılmıştır — pazarlama amaçlı genel bir liste değildir.

Olay bildirimi notu: Serbest metin alanına ne yazıldığını sistem denetleyemez. Bu alana üçüncü kişilerin adı veya sağlık bilgisi girilmemesi beklenir. Bu nedenle olay açıklamaları iki yıl sonra otomatik olarak anonimleştirilir (bkz. §8).

4. İşlenmeyen veriler — tasarımdan gelen sınırlar

Aşağıdakiler "toplanmıyor" değil, veri modelinde karşılığı yok: sistemde bunları saklayacak bir alan bulunmaz.

Biyometrik veri işlenmez

Parmak izi, yüz tanıma, retina, ses veya başka hiçbir biyometrik veri işlenmez; biyometrik yöntemle personel devam kontrolü (PDKS) sunulmaz. Veri modelinde biyometrik alan yoktur ve bu bilinçli bir kısıttır. Kullanım şartları, müşterinin böyle bir veriyi platforma yüklemesini de yasaklar.

Ham GPS koordinatı saklanmaz

Nöbet/görev doğrulamasında telefonunuzun anlık konumu, yalnız o anda nöbet noktasının yarıçapıyla karşılaştırılır. Veritabanında enlem/boylam kolonu yoktur; yazılan tek şey karşılaştırmanın sonucudur. Ham koordinat cevabın içine de konmaz. Bunun pratik anlamı: sistem nerede olduğunuzu değil, görev noktasında olup olmadığınızı kaydeder ve geçmişe dönük bir hareket haritası çıkarılamaz.

Nöbet noktalarının kendi sabit koordinatı saklanır — bu bir yerin tanımıdır, kişiye ait konum verisi değildir.

T.C. kimlik numarası ham hâlde saklanmaz

T.C. kimlik numarası, gizli bir anahtarla (pepper) birlikte HMAC-SHA256 özeti alınarak saklanır. Bu bir şifreleme değildir — şifreleme geri çevrilebilir, özet çevrilemez. Kayıtlı özetten kimlik numarasına dönülemez. Özet, veritabanı sorgularının sonucuna da dahil edilmez.

Ücret / maaş tutarı işlenmez

Bordro tarafında yalnızca saat bilgisi tutulur (normal, gece, fazla mesai, tatil saatleri ve izin gün sayısı). Maaş, ücret, banka hesabı veya ödeme tutarı bilgisi sistemde bulunmaz.

5. İşleme amaçları

• Vardiya ve nöbet planlamasının yapılması, yayımlanması ve çalışana gösterilmesi,
• Çalışma süresi, gece çalışması, dinlenme ve fazla mesai eşiklerinin bilgilendirme amaçlı izlenmesi ve uyarı üretilmesi,
• Sertifika, belge ve sağlık raporu geçerlilik sürelerinin takibi ve süre sonu hatırlatması,
• Görev noktasında QR ile görev doğrulaması (yalnız sonuç kaydı),
• Vardiya takası, izin ve olay bildirimi taleplerinin yönetimi,
• Puantaj özetinin ve bordro için saat verisinin dışa aktarılması,
• Belge/şablon üretimi (üretilen belgeler taslaktır; nihai sorumluluk kullanıcıdadır),
• Hesap güvenliği, kötüye kullanım önleme, denetim izi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

6. İşlemenin hukuki sebepleri

Açık rıza hakkında: Yukarıdaki hukuki sebeplerden biri varsa ayrıca açık rıza istenmez ve istenmemelidir. Hukuki sebebi olan bir işlemeye gereksiz yere rıza dayatmak hatalı bir kurgudur; rıza geri çekildiğinde işlemenin dayanağı çökerdi. Bu nedenle Rostalo, hizmete erişimi rıza şartına bağlamaz.

7. Kişisel verilerin aktarılması

7.1. Yurt içi aktarım

• Yasal yükümlülük kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (denetim, mahkeme veya savcılık talebi),
• Müşteri işletmenin talimatıyla, işletmenin kendi bordro/muhasebe hizmet sağlayıcısına — yalnızca saat verisi; kimlik numarası aktarılmaz.

7.2. Yurt dışına aktarım (KVKK m.9) — olduğu gibi

Rostalo, Cloudflare altyapısı üzerinde çalışır ve veri saklama bölgesi Avrupa Birliği olarak yapılandırılmıştır (veritabanları ve dosya deposu jurisdiction:'eu' parametresiyle oluşturulur; bu parametre sonradan değiştirilemez). Kimlik doğrulama Auth0, işlem e-postaları Resend, satış ve ödeme Polar üzerinden yürür; bu sağlayıcıların hepsi Türkiye dışında yerleşiktir.

İşleme (compute) konumu hakkında dürüst not: Verinin saklandığı bölge AB olarak sabitlenmiştir. Ancak isteklerin işlendiği sunucu konumu belirli bir ülkeye sabitlenmemiştir; Cloudflare'in küresel ağı üzerinde, veri kaynağına yakınlığa göre yerleşir. Daha önceki iç dokümanlarda yer alan "işlem Türkiye'ye sabitlenmiştir" ifadesi doğru değildi ve düzeltilmiştir.

7.3. Hizmet sağlayıcılar (alt işleyenler)

Alt işleyen listesindeki değişiklikler, değişiklik yürürlüğe girmeden önce müşteri işletmelere bildirilir.

Yazı tipleri hakkında: Tanıtım sitesinin yazı tipleri Rostalo'nun kendi alan adından sunulur (self-host). Tarayıcınız bu amaçla Google'a veya başka bir üçüncü tarafa bağlanmaz. Daha önceki sürümlerde yer alan "yazı tipleri Google Fonts üzerinden yüklenir" ifadesi artık geçerli değildir.

8. Saklama süreleri

Aşağıdaki süreler sistemde fiilen uygulanan otomatik imha kurallarıdır.

Deneme hesabı: 14 günlük deneme sonunda hesap askıya alınır, veriler 7 gün daha korunur, ardından kalıcı olarak silinir. Doğrulanmamış kayıt: e-posta adresi doğrulanmamış kayıt talepleri kısa süre içinde (48 saati aşmadan) otomatik olarak silinir.

Süresi henüz belirlenmemiş kayıtlar: Özlük dosyası niteliğindeki kayıtlar (personel kartı, sertifikalar, vardiya ve puantaj geçmişi, izin defteri, bordro dönemleri) için otomatik imha bilinçli olarak kapalıdır. Sebebi: İş Kanunu, SGK ve vergi mevzuatı bu kayıtlar için çok daha uzun (10 yıl mertebesine varan) saklama zorunluluğu getirebilir ve erken imha çalışanın kendi aleyhine sonuç doğurur (ücret uyuşmazlığında ispat kaybı). Bu süreler avukat onayına bağlı açık bir kalemdir; "süresiz saklanır" anlamına gelmez.

İmha edilen her kayıt grubu için ne, ne zaman, hangi gerekçeyle, kaç satır bilgisi ayrı bir imha kütüğüne yazılır ve bu kütük silinmez (Silme, Yok Etme veya Anonim Hâle Getirme Hakkında Yönetmelik m.11).

9. Tanıtım sitesi kullanım istatistiği — çerezsiz ve kimliksiz

Rostalo tanıtım sitesinde ziyaretçi davranışını ölçmek için çerez kullanılmaz ve ziyaretçiye kimlik atanmaz. Kaydedilen bilgiler yalnızca şunlardır ve hiçbiri bir kişiyi işaret etmez:

• gerçekleşen olayın adı (ör. "fiyat bölümü görüntülendi", "demo bağlantısına tıklandı"),
• sayfanın adresi — yalnız yol kısmı, adres çubuğundaki parametreler hariç,
• siteye hangi genel kaynaktan gelindiği — yalnız alan adı kovası (ör. "arama motoru", "sosyal ağ"), tam adres hariç,
• cihazın kaba sınıfı (mobil / tablet / masaüstü),
• ülke kodu (ör. "TR"),
• otomatik istemci olup olmadığına dair kaba bir işaret.

İşlenmeyenler. Çerez, oturum kimliği, cihaz parmak izi, IP adresi, ad-soyad, e-posta, telefon veya sizi tanımlayan başka hiçbir veri kaydedilmez. IP adresiniz yalnızca isteğin geldiği an kötüye kullanımı sınırlamak için kullanılır, tek yönlü olarak özetlenir (hash) ve kaydedilen istatistik satırına hiçbir şekilde yazılmaz.

Amaç ve hukuki sebep. Veriler, sitenin hangi bölümlerinin işe yaradığını anlamak ve hizmeti geliştirmek amacıyla toplu (anonim) sayım olarak işlenir. Kaydedilen bilgiler tek başına veya birlikte belirli bir kişiyi belirlenebilir kılmadığından KVKK m.3 anlamında kişisel veri niteliği taşımaz; bu nedenle açık rıza veya çerez onayı aranmaz.

Aktarım. Bu istatistikler Rostalo'nun kendi altyapısında tutulur; üçüncü taraf bir analitik sağlayıcıya hiçbir veri gönderilmez ve tarayıcınız bu amaçla Rostalo dışında hiçbir adrese bağlanmaz.

Saklama. İstatistik satırları en fazla 90 gün saklanır ve süre sonunda altyapı tarafından otomatik olarak silinir.

"İzleme yapmama" sinyalleri. Tarayıcınızın "Do Not Track" / "Global Privacy Control" ayarları izleme amaçlı tanımlayıcılara yöneliktir. Rostalo tanıtım sitesinde böyle bir tanımlayıcı oluşturulmadığından bu sinyaller ayrı bir işleme kısıtı doğurmaz; toplanan veri her hâlükârda kişiyi belirlenebilir kılmaz.

10. Alınan teknik ve idari tedbirler

• Müşteri başına ayrı veritabanı: her işletmenin verisi kendi veritabanındadır; ortak bir tabloda karışmaz. Bir işletmenin verisinin silinmesi, o veritabanının tamamının kaldırılması demektir.
• Veri azaltma: kimlik numarası özet hâlinde, ham GPS yok, biyometrik alan yok, ücret verisi yok, denetim kaydında tam IP yok (yalnız ülke).
• Rol tabanlı erişim: saha personeli, amir ve yönetici farklı verilere erişir; personel listesi ve isimli sertifika uyarıları saha rolüne kapalıdır.
• Sır yönetimi: özet anahtarı (pepper) ve imzalama anahtarları yalnızca sunucu tarafı gizli değerlerdir; anahtar deposunda kişisel veri tutulmaz.
• Aktarım güvenliği: tüm trafik HTTPS üzerinden; tarayıcı güvenlik başlıkları uygulanır.
• Denetim izi: kritik işlemler değiştirilemez biçimde kütüklenir.

11. İlgili kişinin hakları (KVKK m.11)

Kişisel verisi işlenen herkes, veri sorumlusuna başvurarak şu haklara sahiptir:

1. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
6. KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme ve silme işlemlerinin, verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhe bir sonuç doğmasına itiraz etme,
9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kime başvurulur? §2'deki role göre değişir. Bir işletmenin çalışanıysanız, personel verinizin veri sorumlusu işvereninizdir; başvurunuzu ona yapmanız gerekir. Rostalo'nun kendi veri sorumlusu olduğu veriler (hesap sahibi verisi) için doğrudan aşağıdaki kanalı kullanabilirsiniz.

12. İlgili kişi başvuru formu

Başvurunuzu, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" uyarınca yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden iletebilirsiniz. Başvuru en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret istenebilir.

Aşağıdaki formu yazdırıp doldurabilir veya aynı başlıkları e-postanızda kullanabilirsiniz.

Başvurunuzda kimliğinizi teyit edememiz hâlinde talebi sonuçlandıramayız; bu durumda sizden ek bilgi isteyebiliriz. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

13. Ürün sınırı (bilgilendirme)

Uyum motoru mevzuat eşikleri hakkında uyarı üretir; bir işlemi engellemez ve mevzuata uyumu garanti etmez. Bunun kişisel veri bakımından sonucu şudur: sistem, çalışan hakkında münhasıran otomatik bir karar vermez.

14. Metnin güncellenmesi

Bu metin, mevzuattaki veya hizmetteki değişikliklere göre güncellenebilir. Her sürüm ayrı ayrı arşivlenir ve tarihlenir; daha önce onayladığınız sürümün kaydı (sürüm numarası ve metnin değişmez özeti ile birlikte) korunur.

Bu sürüm: v1.0 · 30 Ağustos 2026.