Yönetici başlangıç rehberi: ilk çizelgeye dokuz adım

Hesabı açın ve e-postayı doğrulayın

Kayıt formunda firma adı, vergi numarası, sektör, personel sayısı aralığı ve yönetici e-posta adresi istenir; telefon isteğe bağlıdır. KVKK aydınlatma onayı ve bot koruması zorunludur.

Ne göreceksiniz: form gönderildikten sonra “e-postanızı kontrol edin” ekranı. İşletmeniz, doğrulama bağlantısına tıkladığınızda oluşturulur ve 14 günlük deneme o anda başlar. Ödeme aracı istenmez.

Sık yapılan hata: seçtiğiniz sektör sonradan terminolojiyi ve hangi belge tiplerinin takip edildiğini belirler (güvenlikte “Nöbet” ve silah ruhsatı, otelde “Vardiya” ve hijyen belgesi). Rastgele seçmeyin. Doğrulama e-postası gelmediyse spam klasörüne bakın, sonra bize yazın.

Kurulum sihirbazını açın

Yeni ve boş bir hesapta panelin üstünde bir kurulum şeridi görünür. Sihirbaz dört adımı sırayla önerir: lokasyon ekle, personel yükle, ilk çizelgeyi kur, yayınla. Tamamlananlar işaretlenir.

Ne göreceksiniz: her adımın yanında bir düğme ve “x/4” göstergesi. Sihirbaz bir zorunluluk değil, kısayoldur; aynı işleri menüden de yapabilirsiniz.

Sık yapılan hata: sihirbazı atlayıp doğrudan çizelgeye gitmek. Lokasyon ve personel yokken çizelge ekranı boş açılır ve “Otomatik Doldur” sessizce hiçbir şey yapmaz — ortada atanacak vardiya ve atanacak kişi yoktur.

Lokasyonu ekleyin — koordinatı birlikte girin

Lokasyon, hizmet verdiğiniz fiziksel sahadır: bir şube, bir tesis, bir proje yeri. Çizelge ve personel ataması lokasyon bazlı yapılır, bu yüzden ilk tanımlanacak kayıt budur.

Enlem ve boylam alanlarını doldurun. Opsiyoneldir ama devriye noktası eklemek için lokasyonun merkez koordinatı gerekir.

Ne göreceksiniz: kaydedilen lokasyon listede görünür ve diğer ekranlardaki lokasyon seçicilerine düşer. Tek lokasyonunuz varsa seçiciler onu kendiliğinden seçer.

Sık yapılan hata: enlem/boylamdan yalnız birini doldurmak — ikisi birlikte girilmeli, yoksa form uyarır. Koordinatsız bıraktıysanız devriye noktası eklerken “Konum belirlenemedi” hatası alırsınız; çözüm lokasyonu düzenleyip koordinat girmektir. Ondalık ayracı olarak virgül de kabul edilir.

Personeli ekleyin — tek tek veya toplu

Tek tek: ad-soyad, rol, telefon, TC kimlik, işe giriş tarihi ve en az bir lokasyon. Lokasyon seçimi zorunludur; tek lokasyonunuz varsa otomatik seçilir.

Toplu: Excel listenizi CSV olarak kaydedip yükleyin. Şablon sütunları sırayla: ad_soyad, rol, telefon, tc_kimlik, ise_giris_tarihi, lokasyon. Geçerli rol değerleri: guard, supervisor, ops_manager, tenant_admin.

Ana sayfadaki kurulum bölümünden örnek CSV şablonunu indirebilirsiniz.

Ne göreceksiniz: listede personel sayınız ve paket limitiniz (örneğin 1/10) görünür. TC kimlik numarası maskeli görünür (yalnız son haneler); sunucuda geri döndürülemez biçimde özetlenir, ham hâli hiç saklanmaz.

Sık yapılan hata: .xlsx dosyasını doğrudan yüklemeye çalışmak — desteklenmez, Excel'den “CSV olarak kaydet” gerekir. İkincisi: CSV'de lokasyon sütununu boş bırakmak. Üçüncüsü: paket limitini aşmak — limit dolduğunda ekleme reddedilir, paketi yükseltmeniz gerekir.

Projeyi ve ekibi kurun

Proje bir müşteri sözleşmesini veya sahayı temsil eder. Ekip, o projeye atanmış kalıcı personel havuzudur; vardiyalar bu havuzdan kurulur.

Bugünkü sınır: bir projenin bir ekibi ve bir lokasyonu olur. Çoklu ekip ve çoklu lokasyon sonraki sürüme bırakıldı. Mevcut kayıtlar için geriye dönük bir “Genel Proje” oluşturulur, yani proje kurmadan da çalışabilirsiniz.

Ne göreceksiniz: proje detayında ekip üyeleri listesi ve üye ekleme düğmesi. Üyelikler tarihlidir — kimin hangi tarihten beri ekipte olduğu kayıtlıdır, geçmiş çizelgeler bundan etkilenmez.

Sık yapılan hata: projeyi kurup ekibe kimseyi eklememek. Boş ekip, çizelgede “atanacak kimse yok” demektir.

Rotasyon deseni tanımlayın — vardiyaları bu üretir

Desen, çalışma düzenini ve hangi tarih aralığına uygulanacağını tanımlar. Klasik örnek: 12 saat çalışma + 12 saat dinlenme. Kaydet → önizle → uygula.

Ne göreceksiniz: uygulamadan sonra kaç vardiya oluşturulduğunu söyleyen bir bildirim (örneğin “4 vardiya oluşturuldu”). Varsayılan başlangıç tarihi geçmişte değildir.

Sık yapılan hata: bu adımı atlayıp çizelgede “Otomatik Doldur”a basmak. Otomatik Doldur vardiya ÜRETMEZ, var olan vardiyalara kişi önerir. Takvim boşsa hiçbir şey olmaz. Vardiya üreten ekran burasıdır.

Çizelgeyi doldurup yayımlayın

Çizelge matrisinde satırlar personel, kolonlar günlerdir. Üç yol var: Otomatik Doldur (öneri üretir), sürükle-bırak, ve hücreye tıklayıp atama. Yanlış bir hamleyi geri alabilirsiniz.

Atama yaptıkça uyum uyarıları görünür: haftalık saat aşımı, yetersiz ardışık dinlenme, gece süresi, hafta tatili, güvenlikte 12+12. Uyarı engellemez.

Yayınla dediğinizde çizelge personelin mobil uygulamasına düşer. Yayımlanmamış çizelge taslaktır ve personel göremez.

Ne göreceksiniz: yayımlamadan sonra kaç atamanın kaydedildiğini söyleyen bir özet. Bu sayıyı okuyun: “0 atama kaydedildi” görüyorsanız çizelge boş yayımlanmıştır.

Sık yapılan hata: uyarıları “hata” sanıp çizelgeyi yayımlamamak. Uyarı bir bilgidir; devir teslim veya mevsimsel yoğunluk gibi durumlarda bilinçli olarak kabul edilebilir — ama kararın sizin olduğunu ve hukuki sorumluluğun size ait olduğunu unutmayın.

Sertifika ve belgeleri girin

Her personelin belgelerini bitiş tarihiyle girin: güvenlikte özel güvenlik kimlik kartı, silah ruhsatı, sağlık raporu; otelde hijyen belgesi. Hangi tiplerin takip edildiği sektörünüze göre gelir.

Sistem bitişten 60, 30 ve 7 gün önce alarm üretir. Ekranda belgeler geçerli / yaklaşan / süresi geçmiş olarak gruplanır.

Ne göreceksiniz: üstte bir özet şeridi (örneğin geçerli 1 · 30 gün içinde 2 · 7 gün içinde 1) ve altında liste. Süresi geçmiş bir belge, uyum motorundaki tek “kritik” seviyeli uyarıyı tetikler.

Sık yapılan hata: belgeyi girip bitiş tarihini boş bırakmak — tarih yoksa alarm hesaplanamaz ve kayıt yine uyarı üretir. İkincisi: yenilenen belgeyi yeni kayıt olarak eklerken eskisini kapatmamak.

Puantajı kapatın, belge üretin

Puantaj: lokasyon ve dönem (ay) seçin, gerçekleşen süreleri düzeltin, sonra bordro yazılımınız için CSV olarak dışa aktarın. Dosya normal/gece/fazla mesai saatleri ile vardiya ve devamsızlık sayılarını taşır.

Sistemde ücret verisi YOKTUR — dolayısıyla tutar hesaplanmaz, yalnız saat üretilir. TC kimlik numarası bu dosyaya hiç yazılmaz.

İhale belgesi (yalnız güvenlik sektörü): panelden şablon PDF üretilir, indirilir. Belge TASLAK ibaresi taşır ve 4734 bakımından hiçbir hukuki garanti verilmez; son kontrol sizdedir.

Ne göreceksiniz: puantaj ekranı açıldığında lokasyon kendiliğinden seçilir ve dönem olarak içinde bulunduğunuz ay gelir. Belge üretimi bittiğinde dosya boyutuyla birlikte bir “İndir” düğmesi çıkar.

Sık yapılan hata: CSV'yi Excel'de açıp tekrar kaydederek bordro yazılımına vermek — Excel sütun biçimlerini (özellikle baştaki sıfırları ve tarihleri) değiştirebilir. Dosyayı indirip doğrudan bordro yazılımına aktarın.